من المعروف بأن أرشيف السنوات السابقة لأي مؤسسة شبه معدوم ويصعب جداً الوصول اليه بالطرق التقليدية وذلك لكثرة الأوراق والفاكسات. من خلال هذا النظام يمكنك الوصول لأي مستند بمنتهى السرعة والأمان.  يعتبر برنامج الارشفة الالكترونية من الأنظمة المتميزة التي تساعد على ترتيب المستندات الخاصة بك حيث يمكنك تسجيل المستندات بطريقة بسيطة وامكانية الرجوع اليها بسهولة.

• إمكانية إدخال المستندات بطريقة سهلة وبسيطة.
• إمكانية إدخال مجموعة من المعلومات تختلف حسب نوع المستند.
• إمكانية تأسيس البيانات الأساسية لأي نوع من أنواع المستندات.
• إمكانية تصنيف المستندات لأنواع مختلفة (قرارات – فاكسات – عقود – …).
• إمكانية حصر جهات التعامل سواء الصادرة أو الواردة لتسهيل عملية البحث.
• وجود خاصية البحث المتقدم والتي تساعدك على الوصول للمستند المطلوب.
• إمكانية إعطاء عدد لانهائي من المستخدمين صلاحيات الاستخدام على المستند (حق الإدارة- حق القراءة – حق الكتابة).
• يدعم برنامج الارشفة الالكترونية خاصية المتابعة ويرسل بريد الكتروني للتذكير.